Zero-Based Budgeting (ZBB) dan Activity-Based Budgeting (ABB) adalah dua pendekatan untuk menyusun anggaran dengan fokus yang berbeda dari anggaran inkremental. Anggaran inkremental biasanya mengambil angka tahun lalu lalu menambah atau menguranginya dengan persentase tertentu. Cara tersebut praktis, tetapi dapat mempertahankan pemborosan yang sudah ada. ZBB meminta setiap kegiatan dibenarkan dari awal, sedangkan ABB memulai dari aktivitas yang diperlukan untuk menghasilkan volume output yang direncanakan.
Mengapa Pendekatan Anggaran Perlu Dibedakan?
Anggaran adalah alat perencanaan dan pengendalian, bukan sekadar batas pengeluaran. Manajemen perlu mengetahui sumber daya apa yang dikonsumsi, aktivitas apa yang menghasilkan nilai, serta apakah biaya tersebut selaras dengan strategi. Anggaran yang hanya mengikuti periode sebelumnya dapat membuat biaya yang tidak lagi relevan terus berulang. Sebaliknya, pendekatan berbasis aktivitas membantu menjelaskan hubungan antara volume transaksi, kebutuhan kapasitas, dan biaya.
ZBB dan ABB tidak selalu saling menggantikan. ZBB berguna untuk menantang asumsi dan menentukan prioritas. ABB berguna untuk memperkirakan biaya berdasarkan pemicu aktivitas secara lebih operasional. Keduanya dapat dipakai bersama: ZBB menentukan kegiatan mana yang layak dipertahankan, kemudian ABB menghitung sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan tersebut.
Zero-Based Budgeting: Memulai dari Titik Nol
Dalam ZBB, setiap program atau pusat biaya diperlakukan seolah-olah belum memiliki anggaran. Manajer tidak cukup mengatakan bahwa biaya tahun lalu Rp500 juta dan tahun depan membutuhkan Rp525 juta. Ia harus menjelaskan tujuan kegiatan, tingkat layanan, sumber daya yang diperlukan, alternatif pelaksanaan, serta konsekuensi jika kegiatan dikurangi atau dihentikan. “Titik nol” bukan berarti perusahaan benar-benar tidak memiliki biaya, melainkan setiap biaya harus memperoleh justifikasi.
Langkah penerapan ZBB
- Tentukan tujuan dan keputusan. Tetapkan sasaran periode, misalnya meningkatkan ketepatan pengiriman atau menurunkan tingkat retur.
- Identifikasi decision package. Paket keputusan berisi kegiatan, manfaat, ukuran kinerja, kebutuhan sumber daya, dan pilihan tingkat layanan.
- Susun alternatif tingkat layanan. Contohnya, layanan pelanggan dasar, standar, dan premium dengan konsekuensi biaya serta kualitas yang berbeda.
- Evaluasi dan urutkan prioritas. Bandingkan manfaat, risiko, kepatuhan, dan kontribusi strategis setiap paket.
- Alokasikan dana dan pantau hasil. Anggaran disetujui sesuai prioritas, lalu realisasi diukur terhadap output yang dijanjikan.
Contoh Zero-Based Budgeting
Departemen administrasi mengusulkan tiga paket layanan. Paket dasar membutuhkan Rp120.000.000 dan menghasilkan 8.000 transaksi yang diproses. Paket standar membutuhkan Rp170.000.000 dan menghasilkan 12.000 transaksi dengan waktu penyelesaian lebih cepat. Paket premium membutuhkan Rp240.000.000 dan menghasilkan 12.000 transaksi plus dukungan khusus. Jika target perusahaan hanya 10.000 transaksi dan tidak ada tuntutan layanan premium, manajemen dapat memilih paket standar atau meminta desain ulang paket dasar.
| Paket | Biaya | Output | Pertimbangan |
|---|---|---|---|
| Dasar | Rp120 juta | 8.000 transaksi | Biaya rendah, kapasitas terbatas |
| Standar | Rp170 juta | 12.000 transaksi | Memenuhi target dan SLA |
| Premium | Rp240 juta | 12.000 transaksi | Manfaat tambahan harus terukur |
Angka biaya per transaksi bukan satu-satunya dasar: Rp120 juta dibagi 8.000 transaksi sama dengan Rp15.000, sedangkan paket standar Rp170 juta dibagi 12.000 transaksi sekitar Rp14.167. Paket standar dapat lebih ekonomis per transaksi sekaligus memenuhi target. Analisis harus tetap memperhitungkan kualitas, risiko, dan kapasitas.
Kelebihan dan Keterbatasan ZBB
ZBB dapat menghapus kegiatan yang tidak lagi memberi manfaat, mendorong inovasi proses, dan membuat trade-off terlihat jelas. Pendekatan ini juga membantu manajemen menghadapi tekanan biaya secara sistematis. Namun, ZBB memerlukan waktu, data, dan keterlibatan manajer lintas fungsi. Jika diterapkan sebagai pemotongan biaya semata, manajer dapat mengurangi pelatihan, pemeliharaan, atau pengendalian mutu yang dampaknya baru muncul pada periode berikutnya. Karena itu, indikator hasil dan risiko harus dipertimbangkan bersama nominal biaya.
Activity-Based Budgeting: Berawal dari Aktivitas
ABB menggunakan logika Activity-Based Costing untuk menyusun anggaran. Langkahnya adalah memperkirakan permintaan aktivitas, menentukan cost driver, menghitung kapasitas sumber daya, lalu menerjemahkannya menjadi biaya. Rumus sederhananya:
Biaya aktivitas dianggarkan = volume cost driver × tarif biaya aktivitas
Untuk biaya sumber daya yang tetap, seperti gaji supervisor, anggaran juga perlu memasukkan kapasitas yang tersedia dan kapasitas praktis. Jika permintaan melebihi kapasitas, perusahaan harus menambah shift, menyewa jasa luar, atau mengurangi volume yang dilayani.
Contoh Perhitungan ABB
PT Saji memperkirakan produksi 10.000 unit. Setiap unit membutuhkan 0,4 jam mesin, sehingga kebutuhan aktivitas mesin adalah 4.000 jam. Tarif biaya aktivitas mesin Rp35.000 per jam. Selain itu, perusahaan memperkirakan 200 setup dengan biaya Rp1.500.000 per setup dan 600 inspeksi dengan biaya Rp120.000 per inspeksi.
| Aktivitas | Volume | Tarif | Anggaran |
|---|---|---|---|
| Jam mesin | 4.000 jam | Rp35.000 | Rp140.000.000 |
| Setup | 200 | Rp1.500.000 | Rp300.000.000 |
| Inspeksi | 600 | Rp120.000 | Rp72.000.000 |
| Total | Rp512.000.000 | ||
Dengan ABB, manajemen dapat melihat bahwa setup menyerap Rp300 juta, lebih besar daripada biaya jam mesin. Temuan ini dapat memicu keputusan operasional seperti mengurangi variasi produk, memperbesar ukuran batch, atau mempercepat waktu setup. Jika perusahaan hanya menaikkan anggaran overhead sebesar 5% dari tahun lalu, informasi tersebut mungkin tidak terlihat.
ZBB dan ABB secara Bersamaan
Proses terpadu dapat dimulai dengan ZBB untuk menilai apakah inspeksi tambahan, laporan manual, atau aktivitas setup tertentu memang diperlukan. Setelah aktivitas yang disetujui ditetapkan, ABB menghitung volume driver berdasarkan rencana produksi dan bauran produk. Hasilnya kemudian dimasukkan ke master budget, anggaran kas, dan target kinerja. Perubahan volume aktual dapat dianalisis menggunakan flexible budget sehingga evaluasi tidak mencampur efek volume dengan efisiensi.
Risiko dan Pengendalian
Risiko ZBB adalah beban administrasi berlebihan dan fokus jangka pendek. Risiko ABB adalah cost driver yang salah, data aktivitas yang buruk, atau asumsi kapasitas yang tidak realistis. Pengendaliannya meliputi dokumentasi asumsi, rekonsiliasi dengan data aktual, peninjauan cost driver secara berkala, dan keterlibatan bagian operasi, keuangan, serta penjualan. Jangan menjadikan model sebagai pengganti penilaian profesional.
Ringkasan
- ZBB mengharuskan setiap kegiatan dan tingkat layanan dijustifikasi, bukan sekadar meneruskan anggaran lama.
- ABB menyusun anggaran dari permintaan aktivitas, cost driver, kapasitas, dan tarif biaya.
- ZBB membantu menentukan prioritas; ABB membantu menghitung kebutuhan sumber daya secara operasional.
- Analisis harus memperhatikan output, kualitas, risiko, kapasitas, dan dampak jangka panjang.
- Data aktual dan flexible budget diperlukan untuk mengevaluasi apakah asumsi anggaran benar-benar tercapai.
Latihan Soal
- Sebuah aktivitas dipicu 3.000 pesanan dengan tarif Rp25.000 per pesanan dan 500 setup dengan tarif Rp800.000 per setup. Hitung anggaran aktivitas total.
- Jelaskan mengapa ZBB tidak sama dengan memotong seluruh biaya hingga nol.
- Perusahaan menganggarkan 8.000 unit dengan 0,5 jam mesin per unit dan tarif Rp40.000 per jam. Jika produksi aktual 9.000 unit, berapa biaya aktivitas mesin menurut ABB?
Kunci jawaban: (1) (3.000 × Rp25.000) + (500 × Rp800.000) = Rp475.000.000. (2) ZBB menilai manfaat dan tingkat layanan setiap paket; kegiatan wajib, pengendalian, dan investasi yang bernilai tetap dapat disetujui. (3) 9.000 × 0,5 × Rp40.000 = Rp180.000.000.
Artikel ini disusun sebagai materi edukasi berdasarkan konsep Cost Accounting Horngren dan referensi akuntansi manajemen yang relevan.